Céges rendezvényt szervezel? 5+1 tipp, hogy jól sikerüljön

Ahhoz, hogy a céges rendezvényed sikeres legyen, nem elég lefoglalni egy helyszínt, rendelni egy cateringet és várni, hogy a sült galamb a szádba repüljön. Baromi sok tervezés, logisztika és odafigyelés rejlik egy-egy esemény megszervezése mögött. És ha nem készülsz fel mindenre, akkor bizony rengeteg új ősz hajszálad lesz a rendezvények után.

De az alábbi tippekkel segítünk megkímélni a szép hajkoronádat.

1. Határozd meg a céges rendezvényed célját és a célközönségét

Először is gondold végig, mi a céges rendezvényed célja: csapatépítés, új ügyfelek szerzése, egy termék bemutatása vagy esetleg márkaismertség növelése?

Egy csapatépítés esetén elég lehet egy kisebb főző- vagy csocsóverseny, és a helyszínválasztással sem biztos, hogy külön törődni kell – elég lehet egy park vagy a cég székhelye is.

Viszont új ügyfél szerzése, termékbemutató vagy márkaismertség növelése esetén már egy elegáns, könnyen megközelíthető helyszín, például egy szállodai konferenciaterem a megfelelő választás.

Az is fontos, hogy megértsd a közönségedet: kik lesznek a résztvevők, milyen szokásaik vannak, és mit várnak el egy ilyen rendezvénytől.

Sok információ elhangzott, vegyük át tehát zanzásítva, mire érdemes odafigyelni.

Kérdések, amiket érdemes átgondolnod

Kiknek szól a rendezvény, és miért fontos számukra?
Hogyan illeszkedik az esemény a céged értékeihez és üzenetéhez?
Milyen konkrét eredményeket vársz? (Például: hányan jönnek el, mekkora lesz az online érdeklődés, mennyi új kapcsolatot építesz.)
Milyen adatokat használhatsz korábbi eseményekből, hogy jobban felkészülj?

2. Hozd ki a legtöbbet a költségvetésből

Tervezd meg jól a költségvetést. Ez nem azt jelenti, hogy minden filléren spórolj, hanem hogy okosan használd fel a rendelkezésedre álló forrásokat.

Először is készíts egy listát a legfontosabb tételekről: helyszín, étel-ital, dekoráció, személyzet, marketing, technikai eszközök. Határozd meg, hogy ezek közül melyek azok, amik nélkülözhetetlenek, és melyek azok, ahol esetleg kompromisszumot tudsz kötni.

Hogyan optimalizálhatod a költségvetésedet?

Melyik költségtétel járul hozzá leginkább a rendezvény céljainak eléréséhez?
Hol érdemes többet költeni? (Például jobb technika, jobb fotós.)
Tudsz szponzorokat vagy partnereket bevonni, akik segítenek a költségek csökkentésében?
Van-e tartalékkeret az előre nem látott kiadásokra?

3. Helyszín kiválasztása

Fontos, hogy a helyszín jól megközelíthető legyen, akár tömegközlekedéssel, akár autóval.

Ha rugalmas vagy az időponttal kapcsolatban, érdemes hétköznapra időzíteni az eseményt, mivel ilyenkor olcsóbbak a bérleti díjak.

Gondolj a praktikus szempontokra is: van-e elég parkolóhely, megfelelő-e a technikai felszereltség, és kényelmesen elfér-e mindenki.

Ne feledd, hogy a helyszín stílusának is illeszkednie kell a rendezvény céljához – egy üzleti találkozóhoz elegánsabb környezet, míg egy csapatépítéshez más (pl. park, coworking iroda satöbbi) helyszín illik.

Milyen szempontokat mérlegelj a helyszín kiválasztásánál?

Milyen méretű helyszínre van szükség, hogy mindenki kényelmesen elférjen?
Könnyen megközelíthető-e a helyszín, és van-e elegendő parkolóhely?
Megfelelő technikai felszereltséggel rendelkezik-e (hangosítás, projektor, Wi-Fi)?
Illeszkedik-e a helyszín stílusa az esemény céljához és hangulatához?
Van-e lehetőség rossz idő esetén fedett alternatívát biztosítani, ha kültéri helyszínt választasz?

4. A catering, az étel és az ital: mit esznek-isznak az emberek?

Az étel- és italválasztás szintén fontos dolog, hiszen ha rossz a catering, “a fene megette” az egészet.

Nem feltétlenül kell luxuscateringben gondolkozni, alkalomtól függően egy jól összeállított, egyszerű menü is elegendő lehet.

Egy ügyféltalálkozóra, networkingre jó ötlet lehet például a finger food és különböző koktélok, míg egy csapatépítésre könnyedebb ételek, például street food, házi ételek, vagy egy egyszerű pizzarendelés is megteszi.

Mindig érdeklődj a résztvevők ételallergiáiról vagy hogy követ-e valaki speciális étrendet (vegetáriánus, vegán satöbbi), hogy senki ne maradjon éhes.

Hogyan válaszd ki a megfelelő ételt és italt?

Van-e a résztvevők között speciális étrendet követő (pl. vegetáriánus, vegán, ételallergiás)?
Milyen stílusú catering illik az esemény hangulatához (pl. elegáns finger food vagy kötetlen street food)?
Kell-e italcsomagot választani, vagy elegendő a kávé, üdítő és víz biztosítása?
Hogyan osztod be az étkezési szüneteket, hogy azok jól illeszkedjenek a programhoz?
Vannak-e helyi vendéglátók, akik minőségi, de költséghatékony opciót nyújtanak?

5. Dekoráció és személyzet

Az egyszerű, letisztult megoldások, példáu a virágdekorációk vagy a céges logóval ellátott asztaldíszek örök klasszikusok.

Ugyanilyen fontos a személyzet kiválasztása: a profi cateringesek, a rendezvényszervezők és a technikai csapat biztosítja, hogy minden zökkenőmentesen működjön.

Ha kisebb költségvetéssel dolgozol, ismerősöket, barátokat, diákokat is bevonhatsz, de gondoskodj arról, hogy mindenki pontosan tudja a feladatát.

Mitől lesz professzionális a dekoráció és a személyzet munkája?

Illeszkedik-e a dekoráció a rendezvény témájához és arculatához?
Mik a minimum elvárások a dekorációval kapcsolatban, hogy a hangulatot megfelelően megalapozza?
Milyen feladatokat kell a személyzetnek ellátni, és hány főre lesz szükség?
Vannak-e előre felkészített tartalékok, ha valami nem a tervek szerint alakul (pl. eszközhibák esetén)?
Hogyan biztosítod, hogy mindenki ismerje a feladatát és gördülékenyen működjön a rendezvény alatt?

+1. Használj appokat a rendezvényszervezéshez, reklámozáshoz

Szerencsére ma már nem a kőkorszakban élünk, így egy csomó app segít abban, hogy az események szervezése sokkal flottabbul menjen.

Trello: Kiválóan használható a feladatok és határidők rendszerezésére. Létrehozhatsz külön táblákat a rendezvény különböző aspektusaira (pl. helyszín, catering, marketing), és a csapat minden tagja egyszerre láthatja a haladást.
Slack: Az app tökéletes a csapaton belüli kommunikációra.
Canva: Ha gyorsan szeretnél plakátokat, meghívókat vagy social media posztokat készíteni, a Canva sablonjai és felhasználói felülete egyszerű és hatékony.
Zoom vagy Microsoft Teams: Ha online vagy hibrid rendezvényt szervezel, ezek az alkalmazások biztosítják a zökkenőmentes lebonyolítást.

Amennyiben fizetős eseményről van szó, mindenképp népszerűsítsd valahol a rendezvényed. Szerencsére ehhez többféle platform is rendelkezésre áll.

Jegy.hu: Az egyik legismertebb magyar jegyértékesítő platform, ahol koncertek, kiállítások és workshopok promóciójára is van lehetőség.
Cooltix: Egy magyar jegyértékesítő oldal, ami gyors és egyszerű jegyeladást biztosít, kifejezetten hazai eseményekhez.
Programturizmus.hu: Országszerte gyűjt össze különböző típusú programokat, így széles közönséget érhetsz el.
Esemény Menedzser: Ez a platform üzleti és szakmai események promóciójára specializálódott. Ideális konferenciákhoz, workshopokhoz vagy üzleti találkozókhoz.
Fesztivalportal.hu: Főként fesztiválok és kulturális események népszerűsítésére alkalmas, de kisebb rendezvények is megjelenhetnek itt.
Eventbrite: Egy nemzetközi jegyértékesítő platform, amely ideális, ha külföldi közönséget is el szeretnél érni.

És persze a még plusz egy, a raádás, aki az egészet megörökíti és képekbe önti, hogy aztán megoszthasd a rendezvényfotóidat a social mediában is: a fotós. Ha van kedved, tekintsd meg ezt a kis élménybeszámolót, az athéni fotózásunkról:

És nézd meg a lejjebb található galériánkat. Ha pedig máris biztos vagy abban, hogy minket szeretnél a rendezvényfotózásra, akkor nézd meg az árajánaltunkat, és kérj részletes infókat az alábbi linken: